Os Sistemas de Gestão estão cada vez mais a tornar-se um dos padrões mais populares em todo o mundo. A disponibilidade de cursos, tutoriais e literatura de suporte à implementação está amplamente disponível. Surpreendentemente, pode ser uma luta para alguns.
A conformidade com normas e regulamentos provou ser uma tarefa desafiadora para as empresas. Um número crescente de certificações foram impulsionados pela exigência dos clientes e do próprio mercado.
Muitas vezes, as empresas transformam a conformidade do requisito informação documentada num inferno através de:
Procedimentos que não acrescentam valor
Manuais complexos
Falta de conhecimento das normas
Interpretação incorreta de requisitos
Alguns de vocês devem-se lembrar de quando os diretores dos sistemas de gestão eram responsáveis pela garantia e conformidade da qualidade, que se focava mais nos papéis do que nos resultados. Para todas as organizações estas situações pertencem ao passado. Num mundo altamente competitivo e regulamentado, os recursos da organização devem estar disponíveis para criar valor e riqueza e não andarem a gerir e controlar “informação documentada”.
Um passo mais perto da excelência.
A informação documentada é necessária, mas devemos ter a acuidade necessária para a limitar a evidencias de resultados e para sistematizar as metodologias. Estas medidas ajudarão quem vem depois, pois quando existirem alterações nas funções, rapidamente, os substitutos atingem a performance do anterior.
Uma maneira de aproveitar ao máximo qualquer sistema é mantê-lo simples.
Devemos apenas gerar informação documentada que seja simples de consultar e fácil de preencher caso contrário corremos o risco de não ser “amigável” e com isso não conseguimos que as pessoas adiram às metodologias e o pior que pode acontecer é estarem a preencher registos e atualizar documentos antes das auditorias, se assim for devemos considerar a manutenção desses registos e documentos.
Regras básicas para a criação da informação documentada
Menos é melhor
Simplicidade vence contra a complexidade
Adotar abordagens estruturadas
O esforço da equipa obtém melhores resultados do que a luta individual
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